Можно попробовать что-то из готовых решений, которые предлагает компания Terrasoft. Bpm'online – удобная CRM-система с готовыми наборами бизнес процессов, "человеческим" интерфейсом, хорошим функционалом. Есть триал и демка, так что посмотреть и попробовать бесплатно можно тут:
https://www.terrasoft.ru/