[ALXANDR]

Печать : Основы печати : Использование слияния при печати



Использование слияния при печати
CorelDRAW позволяет объединять текст источника данных с рисунком. При слиянии документов можно создать несколько различных копий рисунка. Слияние документов можно использовать для создания персонализированных документов, таких как списки рассылки, анкеты и документы целевого маркетинга, в которых каждый печатаемый документ содержит определенную информацию, полученную из записи источника данных, в том числе текстового файла или источника данных ODBC (файл Microsoft Excel или Microsoft Access).

При слиянии документов в приложении CorelDRAW создается документ-форма, который объединяется с источником данных. Узор и макет объединенного документа берутся из документа-формы. Во время слияния информация для рисунка берется из источника данных. CorelDRAW поддерживает следующие файлы источника данных: текстовые файлы (TXT), файлы, значения которых разделяются запятой (CSV), файлы RTF (Rich Text Format) и файлы, которые невозможно открыть в источнике данных ODBC.




Документ источника данных (1), документ-форма (2) и объединенные документы (3)

Создание файла источника данных
Информация в файле источника данных организованна в виде полей и записей. Поле может содержать один или несколько символов. Поля могут содержать как буквенно-цифровые данные, так и только цифровые данные. Например, запись может включать имя, фамилию, адрес и другую контактную информацию. Каждый элемент в записи, например имя, фамилия или адрес, распознается как поле. Запись может содержать одно или несколько полей.

Можно создать файл источника данных или импортировать уже существующий файл. Файл с текстовыми данными можно создать с помощью CorelDRAW или текстового редактора. Сведения в файле источника данных можно в любое время отредактировать.

Создание документа-формы
Документы-формы создаются точно так же, как и обычные рисунки. Однако при создании документов-форм вставляются поля слияния, которые во время слияния заменяются информацией из источника данных.

Установка связи между документом-формой и файлом источника данных
Во время создания файла данных с помощью CorelDRAW или при импорте существующего файла данных в CorelDRAW между файлом данных и документом-формой устанавливается связь. Эта связь сохраняется вместе с документом и не может быть изменена.

Выполнение слияния
CorelDRAW предоставляет различные параметры вывода объединенных документов. Объединенный документ можно распечатать или сохранить в новом документе. Во время печати объединенного документа выполняется слияние документа-формы и файла источника данных. При сохранении объединенного файла в новом файле приложение выполняет слияние документа-формы с данными из файла источника данных в новом файле CorelDRAW. Этот файл можно использовать для предварительного просмотра вывода печати, а также для выполнения незначительных настроек перед печатью. Для внесения значительных изменений, таких как добавление полей слияния, изменение их расположения или добавление новых записей, необходимо использовать документ-форму.

Создание файла источника данных в CorelDRAW
1. Выберите пункт Файл Слияние при печати Создать/загрузить поля слияния, чтобы запустить мастер слияния при печати.
2. Выберите параметр Создать новый текст и нажмите кнопку Далее.
3. На странице Добавление полей выберите один или оба пункта:
• Чтобы создать текстовое поле, введите его имя в поле Поле для текста, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Далее.
• Чтобы создать числовое поле, введите его имя в поле Числовое поле, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Далее.
4. На странице Добавление или редактирование записей окна Мастер слияния при печати выполните одно из следующих действий:
• Для добавления записи выберите пункт Создать, затем нажмите кнопку Далее.
• Для добавления данных в поле щелкните это поле, введите данные и нажмите кнопку Далее.
• Чтобы изменить данные в поле, щелкните это поле, измените данные и нажмите кнопку Далее.
5. Установите флажок Сохранить настройки как.
6. Введите имя файла, выберите диск и папку для сохранения файла и нажмите кнопку Готово.


Дополнительные возможности
Форматирование данных в числовом поле На странице Добавление полей окна Мастер слияния при печати щелкните числовое поле в списке и выберите формат в списке Числовой формат.
В CorelDRAW доступны различные числовые форматы. Например, в формате X.0 значение 1 представлено как 1,0; в формате 00X значение 1 представлено как 001.
Автоматическое приращение значения в числовом поле Установите флажок Постоянное приращение числового поля и в соответствующих полях укажите начальное и конечное значения.
Изменение порядка расположения полей слияния Выберите поле в списке, затем нажмите кнопку Переместить вверх или Переместить вниз.
Удаление записи На странице Добавление или редактирование записей окна Мастер слияния при печати нажмите кнопку Удалить.
Просмотр записей На странице Добавление или редактирование записей окна Мастер слияния при печати в списке Текущий вид выберите один из следующих параметров.
• Все записи — позволяет отобразить все записи в файле источника данных.
• Одна запись — позволяет отображать одну запись за один раз.

Обзор записей На странице Добавление или редактирование записей окна Мастер слияния при печати нажмите одну из следующих кнопок.
• Первая запись
• Следующая запись
• Предыдущая запись
• Последняя запись

Поиск текста в файле данных На странице Добавление или редактирование записей окна Мастер слияния при печати введите в поле искомый термин и нажмите клавишу Enter.




• Поля и записи в существующем файле источника данных можно редактировать, выбрав пункт Файл Слияние при печати Изменить поля слияния и выполнив инструкции в окне Мастер слияния при печати.
Создание источника данных с помощью текстового редактора
1. Откройте текстовый редактор и создайте новый файл.
2. В первой строке введите количество полей слияния, которые требуется вставить в рисунок. Например:
3
3. Во второй строке введите имена полей слияния, разделив их обратной косой чертой. Имя каждого поля слияния должно начинаться и заканчиваться обратной косой чертой. Например:
\Имя\\Дата\\Инструктор\
4. В следующих строках введите данные, которые требуется отобразить в объединенном документе. Каждая строка образует запись. Например:
\Pixie Parsons\\6 September 2007\\Mr. Randy Harris\
\Shirley Wilkinson\\13 January 2007\\Ms. Corinne Pitts\
5. Сохраните файл как текстовый файл ANSI (с расширением .txt) или как файл RTF.



• Обратная косая черта служит для обозначения начала и конца полей слияния, поэтому она не может использоваться в полях в качестве данных.
• Данные в полях должны заканчиваться символом. Пробелы или строки перед обратной косой чертой мешают успешному выполнению слияния.
Импортирование файла источника данных
1. Выберите пункт Файл Слияние при печати Создать/загрузить поля слияния.
2. В окне Мастер слияния при печати выберите параметр Импортировать текст из файла или источника данных ODBC и нажмите кнопку Далее.
3. Включите параметр Файл, откройте диск и папку, содержащие файл данных.
4. Выберите файл.
5. Нажмите кнопку Открыть.
6. Нажмите кнопку Далее.
7. Следуйте инструкциям в окне Мастер слияния при печати.
Импорт файла источника данных ODBC
1. Выберите пункт Файл Слияние при печати Создать/загрузить поля слияния.
2. В окне Мастер слияния при печати выберите параметр Импортировать текст из файла или источника данных ODBC и нажмите кнопку Далее.
3. Выберите параметр Источник данных ODBC, затем выберите пункт Выбрать источник данных ODBC.
4. В диалоговом окне Выбор источника данных перейдите на вкладку Обработка источника данных.
5. В разделе Имя источника данных выберите пункт Файлы Excel и нажмите кнопку ОК.
6. В диалоговом окне Выбор подшивки выберите базу данных для импортирования и нажмите кнопку ОК.
Создание документа-формы
1. Откройте рисунок, в который требуется вставить поля слияния.
2. Выберите пункт Файл Слияние при печати Создать/загрузить поля слияния.
3. Выполните инструкции, отображенные в окне Мастер слияния при печати, чтобы установить связь между рисунком и файлом источника данных, затем закройте окно Мастер слияния при печати.
Отобразится панель инструментов Слияние при печати.
4. На панели инструментов Слияние при печати выберите имя поля в списке Поле и нажмите кнопку Вставить.
CorelDRAW размещает поля слияния в центре текущего вида. Если требуется изменить местоположение поля слияния, перетащите его в новое место на странице рисования.
5. Повторите шаг 4, чтобы вставить дополнительные поля.
Выполнение слияния и печать документа
1. Выполните одно из следующих действий.
• Выберите пункт Файл Слияние при печати Выполнить слияние.
• Выберите пункт Файл Печать. В диалоговом окне Выполнить слияние выберите параметр Выполнить слияние при печати и нажмите кнопку ОК.
• На панели инструментов Слияние при печати выберите пункт Выполнить слияние с новым документом, затем пункт Печать.
2. Укажите необходимые параметры принтера.
3. Нажмите кнопку Печать.
Если требуется распечатать все записи и страницы, выберите параметр Текущий документ.
Выполнение слияния и сохранение документа в новом файле
• Выберите пункт Файл Слияние при печати Выполнить слияние с новым документом.



• Можно также выполнить слияние и сохранить документ в новом файле, выбрав пункт Выполнить слияние с новым документом на панели инструментов Слияние при печати.